مستندسازی


به روال ثبت دانسته‌ها با استفاده از هر ابزار قابل مبادله (مثل متن، ویدئو، صدا، تصویر و یا ترکیب آنها) مستندسازی گفته می‌شود. از مستندسازی با مفهوم مستندسازی نرم‌افزاری برای توصیف ساختار و اجزاء و عملکرد یک سیستم یا برنامه، عملکرد آن و چگونگی استفاده از آن استفاده می‌شود.

سند، فرآورده یا محصولی است که به صورت ماژولار و برای مقاصد خاص، برای مخاطبین خاص و برای کاربردهای خاص طراحی و ایجاد شده است. [1]

جامع و مانع، دقیق و بروز

عبارت مستندسازی شامل هر دو مفهوم رکورد و سند می‌باشد. رکوردها اطلاعات ثبت شده‌ایست که صرف نظر از رسانه و ویژگی‌ها، دریافت شده توسط یک سازمان یا ساخته شده توسط خودش برای عملکرد آن سازمان مفید و لازم هستند. رکوردها همچنین اطلاعات به دست آمده و قابل تولید مجدد است که برای هدایت امور کاری مورد نیاز است. اسناد از سوی دیگر، نشان دهنده رویه‌ها و روال‌ها، سیاست‌ها و مقررات یا دستورالعمل‌های نوشته شده یا ترسیم شده سازمان هستند. اسناد نشان دهنده برنامه‌های طرح ریزی شده سازمان و چگونگی اجرای آن به اضافه دستورالعمل‌های به کارمندان سازمان جهت اجرای وظایفشان است.

بر خلاف رکوردها، اسناد هر چیزی قبل از خود آن چیز وجود دارند؛ آنها ارائه کننده‌ی خطوط راهنما، توصیفات و دستورالعمل‌های چگونگی عملکرد می‌باشند. رکوردها محتوی اطلاعات در مورد یک فعالیت هستند و بنابراین تا زمانی که خود آن فعالیت اجرا نشود وجود ندارند. اسناد شامل دستورالعمل‌های کیفیت، مشخصات و ویژگی‌های مواد خام اولیه و رویه‌هایی در مورد موضوعاتی همچون بازرسی داخلی کیفیت، بازاریابی و فروش، کنترل کیفیت، مدیریت ضایعات خطرناک، کنترل اسناد و غیره می‌باشند. [2]

اهداف مستندسازی

  • هماهنگی کافی بین عوامل ذی‌نفع، توجـه به فعالیـت‌های طرح یا پروژه به صورت جـامع و مانع

  • اتمام برنامه‌ها و فعالیت‌ها در مدت معین و براساس اعتبار مصوب

  • استفاده مؤثر از نیروهای صلا‌حیت دار، تولید، جمع‌آوری، توزیع و مستندسازی اطلا‌عات و اسناد در زمان مقرر و به طور متناسب

  • جلوگیری از بروز ریسک‌های پیش‌بینی نشده و تأمین کالا‌ و خدمات مورد نیاز طرح‌ها و پروژه‌ها از طریق فرآیند‌های لا‌زم در مدیریت فعالیت‌ها [3]

موضوعات مطرح در مستندسازی

معمولاً پیشنهاد می‌شود به همراه مستندات از نرم‌افزاری استفاده شود كه روابط بین مستندات در آن ثبت شده باشد و زمانی كه تغییراتی در هریك از مستندات داده می‌شود، مستندات وابسته دیگر كه باید بهنگام شوند در آن مشخص گردد. بنابراین به نظر می‌رسد كه می‌توان تمام مستندات را به صورت مستندسازی حین كار طراحی كرد و با طراحی آنها به صورت سیستم فرامتن، ساختاری جامع ایجاد كرد تا بتوان با انتخاب كلمات كلیدی، توضیحات هر بخش را مشاهده كرد و ارتباط بین مستندات را به سادگی فراهم آورد.

منابع

مراجع

  1. Writing 6.111 Papers
    Leslie C. Perelman
    28 February, 2001
    Massachusetts Institute of Technology (MIT)

  2. Importance and Utility of Quality Documentation
    Quality America Inc.

  3. روند مستندسازی
    سازمان فرهنگی هنری شهرداری تهران



دی ان ان فارسی