سیستم مستندسازی سیستم‌ها


هنگامی كه مستندات بصورت كاغذی تهیه می‌گردند مسائل و مشكلاتی در بر خواهند داشت كه ممكن است باعث كاهش كارایی آنها گردد. این مسائل و مشكلات بصورت خلاصه عبارتند از:

  • حجم زیاد مستندات كاغذی

  • مشكل گردآوری، دسته‌بندی، سازماندهی، تكثیر و نگهداری مستندات كاغذی (همواره خطراتی از قبیل آتش‌سوزی حفظ و نگهداری آنها را به خطر می‌اندازد)

  • مشكل بهنگام سازی مستندات

  • سرعت پایین و زمان زیاد برای بررسی و مطالعه مستندات

نكته مهمی كه باید در طول حیات یك نرم‌افزار در نظر داشت این است كه هنگامی كه تغییراتی در سیستم ایجاد می‌شود تمام مستندات مربوط به آن باید بهنگام گردد تا باز هم از طریق سازگاری مستندات با نرم‌افزار، كارایی لازم در استفاده از نرم‌افزار وجود داشته باشد. معمولاً پیشنهاد می‌شود به همراه مستندات از نرم‌افزاری استفاده شود كه روابط بین مستندات در آن ثبت شده باشد و زمانی كه تغییراتی در هریك از مستندات داده می‌شود، مستندات وابسته دیگر كه باید بهنگام شوند در آن مشخص گردد. بنابراین به نظر می‌رسد كه می‌توان تمام مستندات را به صورت مستندسازی حین كار طراحی كرد و با طراحی آنها به صورت سیستم فرامتن، ساختاری جامع ایجاد كرد تا بتوان با انتخاب كلمات كلیدی، توضیحات هر بخش را مشاهده كرد و ارتباط بین مستندات را به سادگی فراهم آورد. مثلاً بتوان با مشاهده فرآیندی در طراحی تفضیلی مستندات نیاز به آن فرآیند را در سند نیازهای نرم‌افزار مشاهده كرد. مسلماً این روش مزایای بسیاری را در بر خواهد داشت از جمله:

  • سهولت دسترسی به مستندات هر مرحله از تولید نرم‌افزار

  • امكان دسترسی سریع به مستندات مرتبط به هم

  • تكثیر سریع با هزینه بسیار كم

  • امنیت بالا در نگهداری مستندات

  • بهنگام‌سازی سریع مستندات

  • سهولت در نقل و انتقال مستندات

  • قابلیت بالا در جهت آموزش سریع به كاربران و كسانی كه می‌خواهند در مورد سیستم، اطلاعاتی داشته باشند. [1]

به منظور حفظ سادگی و مطابقت عملکرد با اهداف سیستم و حرکت به سمت سیستم‌های دانش محور، ساختار ویکی به عنوان ساختار اصلی سیستم مستندسازی انتخاب شده است. يك ويكی مجموعه صفحات وبی‌ست كه به هر كسی اين اجازه را می‌دهد تا در تهيه‌ی محتوايش مشاركت كند - يا دست‌كم هر كسی كه به نرم‌افزار سرويس‌دهنده ويكی دست‌رسی دارد. ويكی‌ها با واسط كاربری نسبتا ساده‌ای امكان توليد فرامتن و استفاده از زبان‌های نشانه‌گذاری را فراهم می‌آورند و اغلب برای ايجاد پایگاه‌های وب گروهی و ارتقای پایگاه‌های اجتماعی و تحقق مديريت دانش به كار برده می‌شوند. برای مثال، دانش‌نامه‌ی مشاركتی ويكی‌پديا به‌ترين نمونه‌ی شناخته‌شده‌ی ويكی‌‌هاست. پيش‌نهاد شده است تا «ويكی» را سرنام كلمات جمله‌يی بگذاريم به معنی «آن‌چه می‌دانم اين است» (What I Know Is). برای اطلاع از چگونگی کار با ویکی و ثبت اطلاعات در آن، زمانی که در مد ویرایش هستید روی پیوند راهنمای درج متن ویکی کلیک کنید.

مطالب تکمیلی مرتبط با مستندات و چگونگی مستندسازی را در بخش مستندسازی مطالعه کنید.

موضوعات مرتبط

مراجع

  1. تطبیق استانداردهای موجود برای مستند سازی سیستم های اطلاعاتی در ایران
    زهرا بهشتی، دکتر محمد داورپناه جزی
    نما، مجله الکترونیکی پژوهشگاه اطلاعات و مدارک علمی ایران، شماره اول دوره هفتم



دی ان ان فارسی