مستندسازی قوانین و رویه‌ها


بسیاری از قوانین و مقررات در حال حاضر مشخص نیست به چه دلیلی ایجاد شده‌اند و آیا لزومی به حفظ و نگه‌داری آن‌ها هست؟ یا باید آن‌ها را تغیر داد و به روز کرد؛ دلیل وجود این اشکال این است که تصمیمات گرفته شده و قوانین ایجاد شده مستند نیستند و در نتیجه به مرور زمان ابهام ایجاد می‌کنند و باعث می‌شوند افراد بعدی دوباره‌کاری کنند و معلوم هم نیست که دفعات بعد جامع‌تر و کامل‌تر از اولین دوره قانون‌گذاری و تصمیم‌گیری مورد تحقیق و بررسی قرار گیرند.

هم‌چنین شرط لازم برای مکانیزه کردن و اتوماسیون سیستم‌های اداری و کاری، وجود داده‌ها و اطلاعات طبقه‌بندی شده در مورد آن سیستم و نحوه کارکرد آن است.  از سوی دیگر کارمندان هیچ‌گاه اقدام به مستندسازی کار خود نمی‌کنند به دلیل این که فوت آخر را برای خودشان نگه دارند و کار خود را به صورت انحصاری برای خود حفظ کنند (کسی جای‌گزین آن‌ها نباشد و دست آن‌ها در مقابل مدیران ادارات خالی نباشد).

اما بسیاری از کارها که به صورت تخصصی انجام می‌شود به مرور زمان تبدیل به کاری می‌شود که توسط عموم قابل انجام است مثل سرماخوردگی که مردم زمانی به پزشک مراجعه می‌کردند اما الان همه خود می‌دانند چه کار کنند، یا نصب کامپیوتر و برنامه‌های نرم‌افزاری که الان عموم مردم از عهده انجام آن بر می‌آیند. مرحله جمع‌آوری داده‌ها هم چنین وضعیتی دارد و لازم نیست حتماً توسط مهندس نرم‌افزار انجام شود، کافی است افراد آموزش داده شوند سپس به کمک متخصصین می‌توانند خود کار مستندسازی را انجام دهند. دلیل پیشرفت تخصص‌های گوناگون هم همین مطلب است که مطالب تخصصی به مرور زمان تبدیل به مطالب قابل فهم برای عموم می‌شوند (انتقال لایه به لایهء اطلاعات از متخصصین به عموم) و متخصصین خواسته یا ناخواسته به سمت کارهای پیش‌رفته‌تر و تخصصی‌تر سوق داده می‌شوند.

مثال‌هایی از مشکلات ناشی از عدم مستندسازی

  • عدم تجربه‌اندوزی و عدم استفاده از تجارب دیگران. افراد جدید مجبورند تجارب قبلی‌ها را خود نیز تکرار کنند:  آزمودن آزموده‌ها (آزموده را آزمودن خطاست!)
  • عدم بهینه‌سازی کارها و پیش‌رفت در امور
  • عدم به روزرسانی قوانین و در نتیجه فراری شدن مردم از اجرای قانون: مثل مورد قوانین سربازی
  • ایجاد روحیه انحصارطلبی و گسترش این روحیه
  • روشن نبودن نحوه انجام کارها و در نتیجه پوشیده ماندن عیوب و نقائص آن
  • پاسخ‌گو نبودن مسئولین اجرای یک قانون به مردم: چون بسیاری از دلایل وجودی قوانین را نمی‌دانند چون مستنداتی در مورد آن‌ها و چگونگی رسیدن به آن‌ها وجود ندارد و نیز چون خود ایجادکننده آن قوانین نبوده‌اند و در نتیجه  ارجاع مکرر به مراکز تصمیم‌گیری برای گرفتن پاسخ و رفع ابهام از قوانین

فواید حاصل از مستندسازی

  1. با قانون‌مند و ضابطه‌مند کردن انتخاب مدیران و طرح‌های تثبیت مشاغل و تأمین نیازهای اساسی انسانی، عوامل باعث نگرانی و گریز کارمندان از مستندسازی حذف می‌شوند
  2. انجام مرحله جمع‌آوری داده‌ها و آماده‌سازی سیستم‌ها برای اتوماسیون به طور هم‌زمان در سطح کلان و ملی و در نتیجه صرفه‌جویی هنگفت در زمان و هزینه‌های مادی
  3. افزایش سطح آگاهی و تخصص کارمندان
  4. تحرک بخشیدن به کارمندان و ایجاد انگیزه در آنان جهت بهینه‌سازی کارها
  5. افزایش کار مفید کارمندان و در نتیجه افزایش بهره‌وری ایشان
  6. برداشتن بار کاری که توسط عموم مردم قابل انجام است از دوش متخصصین و در نتیجه سوق دادن متخصصین به سمت کارها و مطالعات پیش‌رفته‌تر (ارتقاء اطلاعات جامعه)
  7. جلوگیری از دوباره‌کاری و در نتیجه کاهش هزینه‌های کلان ناشی از جلسات و گردهم‌آیی‌ها
  8. تأمین امکان نظارت جمعی مردمی بر قانون‌گذاران، نهادها، سازمان‌ها و مجریان با پیشگیری از سوء استفاده و تفاسیر غلط ایشان.

نتیجه

مستندسازی دانش، قوانین و رویه‌ها یکی از ارکان سه گانه‌ی مدیریت دانش و راهبرد ایجاد سازمان‌های دانش‌محور می‌باشد.

فهرست مطالب این بخش



دی ان ان فارسی